23 Ene Obligaciones mercantiles y compliance básico para empresas establecidas en España
Las empresas establecidas en España, con carácter general Sociedades Limitadas y Sociedades Anónimas deben cumplir con una serie de obligaciones mercantiles y compliance básico relativas principalmente a la publicidad y registro de sus obligaciones contables, relativas a sus estados financieros y resto de documentación exigida por la normativa española, documentación que en conjunto se denomina CUENTAS ANUALES.
Así, conviene aclarar que todas las Sociedades Limitadas y Sociedades Anónimas tienen la obligación de presentar en cada ejercicio económico estas CUENTAS ANUALES, afectando dicha obligación tanto al órgano de dirección de la entidad (Consejo de administración, Administrador Único, o Administradores solidarios/mancomunados) como a la Junta general de socios o accionistas. Algunas de estas obligaciones vienen recogidas en el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
1. Formulación de las cuentas anuales.
La formulación de las cuentas anuales es una obligación de la dirección orgánica y órgano de administración a realizar en un periodo de 3 meses desde la fecha de finalización del ejercicio anual.
De esta manera, como norma general las sociedades españolas suelen cerrar el ejercicio el 31 de diciembre, terminando el plazo de formulación el 31 de marzo.
Del mismo modo, las empresas filiales japonesas, que habitualmente cierran el ejercicio el 31 de marzo, tienen la obligación de formular las cuentas anuales el 30 de junio.
2. Aprobación de las cuentas anuales.
Una vez se han formulado las Cuentas Anuales, se produce el cierre provisional de las mismas, y deben remitirse a los miembros integrantes de la Junta general con un plazo de al menos 15 días, o un mes de anterioridad a la fecha de la celebración de la Junta que las apruebe.
Esta Junta general debe celebrarse cada año, dentro de los 6 meses inmediatamente posteriores a la fecha de finalización del ejercicio.
Por tanto, normalmente las sociedades españolas suelen tener como plazo máximo el 30 de junio, y las filiales japonesas (que hemos establecido suelen cerrar el ejercicio el 31 de marzo) tienen como plazo máximo el 30 de septiembre.
Una vez aprobadas (en su caso) las Cuentas Anuales por la Junta General, el plazo será de un mes para depositarlas en el Registro Mercantil.
3. ¿Qué documentos integran las cuentas anuales?
La documentación que compone las cuentas anuales es la siguiente:
- Balance de situación.
- Cuenta de pérdidas y ganancias.
- Estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo.
- Memoria.
- Informe de auditoria.
Sin embargo, se ha de advertir que no todas las sociedades están obligadas a presentar todos y cada uno de estos documentos. Dependiendo esencialmente del tamaño se habrán de presentar unos, otros, o la totalidad de los mismos.
Debemos hacer referencia también a las actas, aunque no se trata de documentación que integra de forma directa las cuentas anuales, se ha de indicar que la formulación de las cuentas anuales debe constar en el correspondiente acta (que deberá quedar incorporada además al libro de actas de la sociedad)
El administrador, u otra persona con legitimación para hacerlo (siempre que su cargo este inscrito en el Registro Mercantil) podrá emitir un certificado acreditativo de lo que contiene el libro de actas, y esta certificación deberá entregarse junto con las Cuentas anuales cuando se realice el deposito obligatorio indicado en el punto segundo.
4. ¿Quién puede certificar la formulación del acta?
En el caso de la que el Órgano de Administración tenga la forma de Consejo de Administración, será el secretario del consejo la persona encargada de realizar esta certificación.
Conviene citar también la figura del secretario no consejero, figura que sin ser miembro ejecutivo del consejo de administración tiene facultad para preparar y firmar las ACTAS y los CERTIFICADOS.
En Navarro Llima Abogados S.L. llevamos más de 25 años siendo secretarios no consejeros de diferentes sociedades, encargándonos de la gestión de estos procedimientos, realizando las actas y certificados en Español, Inglés y Japonés asegurando el correcto cumplimiento de las obligaciones de la empresa, con total conocimiento por parte de los directores locales y responsables internacionales de la empresa matriz.
Ofrecemos este servicio a las empresas extranjeras porque el incumplimiento de estas obligaciones mercantiles y compliance básico en España no solo pueden llevar aparejadas sanciones específicas, sino que además suponen un importante problema a efectos de imagen y solvencia frente a las entidades financieras, siendo de elevada importancia el cumplimiento de estas obligaciones en el tiempo y la forma establecidas por la legislación.
Por tanto, en caso de que te hayan surgido dudas o necesites asesoramiento, te invitamos a ponerte en contacto con nosotros a través de info@navarrollimaabogados.com.
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