Control de cumplimiento de filiales: Navarro Llima Abogados

Control de filiales por Navarro Llima Abogados.

29 Sep Control de cumplimiento de filiales: Navarro Llima Abogados

Publicado a las 13:48h en Noticias por Navarro Llima Abogados 0 Comentarios

La experiencia de Navarro Llima Abogados en el asesoramiento de grupos extranjeros nos ha permitido comprobar, con más frecuencia de la deseable, cómo las filiales españolas de grupos extranjeros pueden acabar incumpliendo obligaciones societarias sin darse cuenta. Es habitual que una filial facture con normalidad, pague sus impuestos y las nóminas de su plantilla y, sin embargo, vaya acumulando incumplimientos societarios sin que nadie lo advierta. No hablamos de obligaciones fiscales ni laborales, que suelen estar bien atendidas, sino de las que derivan de la propia condición de sociedad: depositar las cuentas, llevar los libros, mantener al día el Registro Mercantil o documentar las operaciones con la matriz.

Es cierto que son operaciones menos visibles en el día a día, pero su incumplimiento puede bloquear la operativa de la filial y, en algunos casos, trasladar la responsabilidad a los administradores o a la propia matriz. En este artículo queremos ofrecer una solución, exponiendo algunos problemas, sus consecuencias, y cómo podemos ayudar.

Cuatro incumplimientos con consecuencias graves

Cuentas anuales no depositadas

La junta general debe aprobar las cuentas dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio (art. 164 LSC), y los administradores deben depositarlas en el Registro Mercantil en el mes siguiente a su aprobación (art. 279 LSC). Si no se hace:

Cierre de la hoja registral	No podrá inscribirse ningún acuerdo de la sociedad, salvo contadas excepciones como el cese de administradores o la revocación de poderes (art. 282 LSC y art. 378 RRM).
Multas	Pueden darse multas de 1.200 a 60.000 € por cada año de retraso, que se elevan hasta 300.000 € si la facturación supera los 6 millones de euros (art. 283 LSC).
Revocación del NIF	Si no se depositan durante cuatro ejercicios consecutivos (art. 147 del Real Decreto 1065/2007). La revocación impide a los bancos realizar cargos y abonos en las cuentas de la sociedad (disposición adicional sexta de la Ley General Tributaria).
Responsabilidad de los administradores	Podrían responder de los daños causados a la sociedad, a los socios y a los acreedores (arts. 236 y 241 LSC).

Unipersonalidad no declarada

La mayoría de filiales están participadas al 100 % por la matriz, lo que las convierte en sociedades unipersonales. Esta condición tiene obligaciones propias que a menudo se desconocen:

Declaración e inscripción	La unipersonalidad debe hacerse constar en escritura pública e inscribirse en el Registro Mercantil, y la sociedad debe indicar su condición de unipersonal en su documentación, correspondencia y facturas (art. 13 LSC).
Responsabilidad de la matriz	Si pasan seis meses sin inscribir la unipersonalidad, la matriz responde de forma personal, ilimitada y solidaria de las deudas de la filial contraídas durante ese periodo (art. 14 LSC).
Decisiones del socio único	Las decisiones que adopta la matriz como socio único ejercen las competencias de la junta general y deben constar en acta, firmada por ella o por su representante (art. 15 LSC). Sin esas actas, no hay forma de acreditar los acuerdos ante terceros.

Operaciones vinculadas sin documentar

Las operaciones entre la filial y la matriz (servicios de gestión, préstamos, cánones o compraventas) deben valorarse a precio de mercado (art. 18 LIS) y documentarse según lo previsto en los arts. 13 a 16 del Reglamento del Impuesto sobre Sociedades, además de declararse en el modelo 232 cuando superen determinados umbrales. Si la documentación falta o es insuficiente:

Regularización	La Agencia Tributaria puede corregir la valoración de las operaciones y exigir la cuota resultante y los intereses de demora.
Sanciones específicas	Multas de 1.000 € por dato y 10.000 € por conjunto de datos omitidos o falsos, o del 15 % de las correcciones de valor practicadas (art. 18.13 LIS).
Gasto no deducible	Pagos como los management fees pueden no admitirse como gasto si no se acredita la prestación efectiva del servicio.

Cargos caducados y poderes sin revocar

En las sociedades limitadas, los administradores ejercen el cargo por tiempo indefinido salvo que los estatutos fijen un plazo; en las anónimas, el plazo máximo es de seis años (art. 221 LSC). Cuando el plazo vence, el nombramiento caduca (art. 222 LSC). Los problemas más habituales son:

Cargo caducado	La sociedad se queda sin un órgano de administración sobre el papel, añadiendo problemas para formalizar acuerdos hasta regularizar la situación.
Cambios sin inscribir	Los nombramientos y ceses deben presentarse a inscripción en los diez días siguientes a la aceptación (art. 215 LSC). Lo que no consta en el Registro no puede oponerse a terceros de buena fe (art. 21 del Código de Comercio), y quien dirige la sociedad sin nombramiento válido puede responder como administrador de hecho (art. 236.3 LSC).
Poderes sin revocar	Antiguos directivos pueden seguir obligando a la sociedad frente a terceros mientras la revocación no se inscriba.

¿Por qué pasa desapercibido?

Si las consecuencias son tan serias, cabe preguntarse cómo es posible que estos incumplimientos sean tan frecuentes. En nuestra experiencia, la respuesta casi siempre combina tres factores:

La matriz da por hecho que está cubierto. Normalmente, la filial cuenta en España con una asesoría que le lleva la contabilidad y las nóminas. Se tiende a pensar que esa asesoría se ocupa también del resto de obligaciones aunque esto no suela ser así.
La filial no se lo plantea. La dirección de la filial suele estar más volcada en el negocio, o incluso puede ocurrir que no tenga las facultades para hacerse cargo de algunas de estas obligaciones. En añadido, suele carecer de apoyo jurídico continuado.
No hay señales de alarma. A diferencia del impago de un impuesto que puede tardar menos en ser reclamado, el incumplimiento societario no produce ningún síntoma inmediato. Por ejemplo la falta de depósito de las cuentas se acumula en silencio hasta que algo lo saca a la luz.

Cuándo aflora el problema

Ese algo que saca las cosas a la luz suele ser alguno de estos detonantes:

Una comprobación tributaria. Un ejemplo sería cuando la Agencia Tributaria ajusta operaciones que la filial ha venido realizando con la matriz sin documentarlas correctamente. (Otros detonantes aún pueden dar un margen de actuación para paliar las consecuencias, sin embargo, este es el más peligroso, porque no haber documentado las operaciones y regularizado todo de forma previa al inicio de la inspección puede llevar a una posición jurídica considerablemente débil.)
Una operación societaria ordinaria. Al cambiar de administrador se descubre que el cargo está caducado o, al acordar una ampliación de capital con cargo a reservas, que la hoja registral está cerrada.
Un conflicto laboral o mercantil. Ante un conflicto jurídico de cualquier tipo, la defensa legal de la parte contraria podría investigar la estructura de cumplimiento societario del grupo, y los incumplimientos podrán facilitar que se declare la responsabilidad solidaria de varias sociedades o, como mínimo, debilitar la posición de la filial en el conflicto.
Un relevo en la dirección. Cuando hay un relevo en la dirección y alguien nuevo pasa a tomar las riendas de la filial, no encuentra la documentación y no sabe las decisiones que se han tomado ni los motivos que llevaron a ello, lo que perjudica la operativa y eficiencia de la entidad.

Vistos los momentos en los que los problemas tienden a aflorar, podemos llegar a la conclusión de que un incumplimiento de las distintas obligaciones expuestas (entre otras) significa una auténtica desventaja competitiva por los costes operativos y económicos que puede tener la filial.

Cómo le ayudamos

En Navarro Llima Abogados asumimos la secretaría societaria y el control del cumplimiento de filiales españolas de grupos extranjeros. Nuestro trabajo es que la filial quede al día y mantenerla constante en el cumplimiento de sus obligaciones, informando a la matriz periódicamente y por tanto asumiendo una de sus preocupaciones.

En la práctica, nos ocupamos entre otras cosas de:

La vida societaria: juntas, actas y llevanza y legalización de los libros de la sociedad.
Los plazos: un calendario anual de obligaciones, con avisos anticipados, para que las cuentas se depositen a tiempo y los cargos se renueven antes de caducar.
El Registro Mercantil: la inscripción de cualquier cambio de administradores, apoderados, domicilio o unipersonalidad, y la actualización de la titularidad real.
Las notificaciones: la vigilancia de la dirección electrónica y el traslado inmediato de todo lo relevante.
La relación con la matriz: la revisión de los contratos intragrupo y de la documentación de las operaciones vinculadas.

No sustituimos a la asesoría contable, fiscal o laboral de la filial: cubrimos lo que normalmente queda fuera de su encargo. Si la filial lo necesita, podemos asumir otros servicios mediante un encargo específico o coordinarnos con sus proveedores actuales.

Todo ello con un único abogado responsable que conoce la filial y su historial, que reporta periódicamente a la matriz y que puede atenderla directamente en español, inglés o japonés.

Con más de veinticinco años acompañando a grupos extranjeros en España, en Navarro Llima Abogados podemos revisar el estado actual de su filial y proponerle un plan para ponerla al día. Escríbanos a info@navarrollimaabogados.com.